佛山OHSAS18001现场审核（2）

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3．4现场查证实施
查证的基本方法是抽样，但是如何抽样，查证记录，发现问题和获取客观证据则必须掌握审核的技巧和方法。
1、审核方式
审核方式有四种。
1)顺向审核
顺向审核就是按职业健康安全管理体系运行的顺序进行审核，可以有两种含义，其一是从体系文件审查追踪到体系运行，其二是按企业活动、产品或服务过程的流程，从过程开始直到过程终(并不是逐个过程查证，而是抽样)，从产生事故风险的危险源查到安全生产的控制，直到事故风险得到有效的改善。这种方式的优点是可以系统了解职业健康安全管理休系运行的整个过程，可以查证要素之间的衔接，思维清楚，容易发现问题，但缺点就是费时间。
2)逆向审核
逆向审核就是从体系运行的现场开始，即从体系实施情况查到文件，从企业活动、产品或服务过程中的后查证到过程的初工序，也就是事故风险的改善查证到危险源的控制。这种审核查证方式的优点是从职业健康安全管理体系运行的结果来查证，有较强的针对性，因为从体系运行的有效性查起，可以较容易发现体系中存在的问题，但这种审核方式较适宜于职业健康安全管理体系较简单时可以采用，若问题比较多、较复杂，审核时间又有限，则不容易达到预期的目的。
3)部门审核
部门审核就是以部门为中心进行审核，企业的一个部门往往在职业健康安全管地体系运行中承担若干要素的职能，因此，在审核时应以该部门主管要素(即主要业务内容)为主线进行审核，兼顾其他相关要素，但也不可能把该部门所有相关要素都查到。这种方式的特点是审核效率高，不容易遗漏，但在一个部门审核内容比较分散，因此要求审核员思路要清晰，要有综合分析能力，一般在初次审核较普遍使用。
4)要素审核
要素审核就是以要素为中心进行审核，职业健康安全管理体系中的一个要素往往涉及两个以上的部门，因此一个要素的审核，除审核该要素的主管部门，还需去审核要素所涉及到的相关部门才能达到该要素审核的要求。这种方式的特点是目标集中，容易查证职业健康安全管理体系的标准与体系文件的符合性。但其缺点是效率低，由于审核中18个要素都要覆盖到，因此利用这种方式审核要合理的分工，各组之间相互配合，合理的安排审核线路。一般没审核经验的审核员常采用这种方法。
2、审核方法
现场查证时常用的方法就是通过查阅文件和记录、提问和交谈、现场观察和实际测定的方法来取证。归纳起来有以下几点应处理好：
1)注意倾听
审核员要认真听取谈话对象的回答，不要随意打断和插话，并做出适当的反应。首先必须对谈话对象的回答表现出有热情、有兴趣，保持视线的接触。对方谈话时不能东张西望，并用适当的口头表达来表明自己的理解。谈话时应注意观察对方的表情，当受审核方误解了问题或答非所问时，审核虽应客气地加以引导，而不是粗暴地打断。
2)善于提问
审核员在与受审核方交谈时主要依据是事先设计的检查表，因此检查表的设计非常重要，但提问的方式也不可忽视，提问应自然和谐，表情上应有礼貌，面带微笑，这样有助于克服受审核方代表的胆怯和紧张心理。
3)仔细观察
审核员在现场检查时要仔细的观察现场环境、设备、产品、标记和有关记录。当发现问题时要进行深入检查以核实、收集客观证据。客观证据是指通过观察、测量、试验或其他手段所获事实的基础上，证明是真实的信息。
4)作好记录
审核员在现场调查时要作好记录。记录中应包括调查时间、地点、人员、事实描述、相关证据(如文件名称、编号、设备标识等)。记录时应字迹清楚，准确具体，便于查找，切忌无事实依据的“据说的内容”作为证据，因为只有完牲、准确的信息记录才能作出正确的判断。
5)分析比较
审核员在获取—定的信息后，对不同来源所获取的同一问题若有矛盾的信息，要进一步查证，分析和比较以判断体系运行的状况。
6)追踪验证
审核员应善于根据现场检查中发现的疑点，跟踪查证记录与文件、文件现状的符合情况，取得证据，进行判断，以便得出正确的结沦。
3．5不符合项和不符合报告
现场查证主要是依据职业健康安全管理体系文件，职业健康安全管理体系运行现状，对照标准条款的要求，查证其符合性和有效性，发现不符合项，并开具不符合报告。
1、什么是不符合项
不符合项就是某一客观事实不满足标准规定的要求，这里所指的标准就是职业健康安全管理体系标准，所规定的要素的基本要求，一般不符合项的判定有以下几种情况：
1)职业健康安全管理体系文件的内容不满足标准的要求，标准要求的但未写到或写到了但内容不符合标准条款的要求，即符合性不符合。
2)职业健康安全管理体系文件的内容符合标准条款的要求，但在实施过程中未按职业健康安全管理体系文件实施，文件写到了，但未做到，即实施性不符合。
3)职业健康安全管理体系文件完全符合标准条款要求，也按体系文件实施了，但实施后未达到预定的目标。文件实施了，但无效，即有效性不符合。
2、不符合项性质的判定
不符合项性质分类的原则是依据不符合项情节的严重程度以及不纠正可能造成的后果，不符合性是系统性、全局性的过失还是个别的或局部的问题。一般分成两类：
1)严重不符合项
?体系运行出现系统性的失效。如某一要素的要求，在多个关键过程重复出现失效的现象。例如，在多个部门或多个活动现场上均发现有不同版本的文件同时使用，这说明文件管理失控，而且在体系实施过程中也未加以纠正。
?体系运行出现区域性失效，如果一部门或活动现场，有程序文件或作业指导书，但运行过程未按规定要求实施，以致于多次出现安全生产事故，而未能加以纠正。
?体系运行是按规定要求实施，但仍多次出现安全生产事故，未查明原因，也未采取有效的措施。
2)轻微不符合项
?审核中的发现对满足职业健康安全管理体系要素、体系文件要求或体系实施有效性而言，是个别的、偶然的、孤立的问题。如缺少一次培训记录等。
?对保证所审核区域的体系有效实施是次要的问题。
三方审核(外部审核)对审核发现中的问题，其不符合性质的判断，对审核结论有重要的影响，关系到受审核方能否通过职业健康安全管理体系认证有决定性作用，因此，当审核员在审核过程中发现了不符合项不要急于表态、下结论，要慎重，而且，要进一步查证，取得真实，可靠的证据。对涉及到严重不符合项尚需征得审核组长或审核组其他成员的看法。
3、不符合项报告
审核员在审核过程中所发现的不符合项，应按规定要求编写不符合项报告，不符合项报告应包括如下内容。
1)不符合事实的描述
2)不符合条款的要求
3)不符合性质的判定
4)审核员签名
5)受审核方代表确认签字
其格式如表6．4所示。
3．6审核报告
审核员在结束现场审核时，有以下几项工作：
?审核记录的汇总整理。
?确定不符合项报告，并得到受审核方的确认。
?不符合项的统计和分析。
?评价职业健康安全管理体系的符合性和有效性。
?起草审核报告。
上述几项工作主要是为末次会议作准备，有些工作随着审核的进程已逐步实施，下面仅讨论：
1、不符合项的统汁和分析，中包括：
1)不符合项数量统计
2)不符合项性质的统计
3)不符合项分布统计
?不符合项按要素分布
?不符合项按部门分布
职业健康安全管理体系审核不符合项分布表如表6．5所示。
2、审核评价审核员根据审核过程中所获取查证记录及不符合项统计与分析的结果，可以从以下几个方面来评价企业的职业健康安全管理体系。
1)职业健康安全管理体系文件，对照标准，评价其符合程度。
2)依据职业健康安全管理体系文件评价其实施的程度。
3)职业健康安全管理体系在实施过程中评价其有效程度。
4)职业健康安全管理体系的建立与实施过程中存在的问题；是否为企业的职业健康安全管理工作的持续改进在管理体系上得到了保证；是否已具备了申请实施第三方审核(外部审核)的条件。
3、审核报告
完成上述工作以后，审核组长可开始着手编写审核报告，审核报告的内容如下：1)审核方、委托方和受审核方的名称；
2)商定的审核目的，审核范围和审核计划；
3)商定的审核准则，包括审核中引用文件的清单；
4)审核持续的时间和进行审核的日期；
5)参与审核的受审核方代表名单；
6)审核组成员名单；
7)关于审核过程的简要说明，包括所遇到的障碍；
8)审核结论，如：
?职业健康安全管理体系对照审核准则的符合情况；
?职业健康安全管理体系是否得到了正确的实施和保持；
?职业健康安全管理体系实施过程中存在的问题；
?职业健康安全管理体系进一步整改的内容、方法和步骤；
?其他有关需说明的问题。
审核报告内容可在末次会议上宣讲。正式报告尚需提供给组织职业健康安全管理者代表及负责内部审核的主管部门以供组织的管理评审及分发给组织各部门进行认真学习讨论及整改。
表6．5 职业健康安全管理体系审核不符合项目分布表
部门
要素
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
合计
4．2
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．3．1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．3．2
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．3．3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．3．4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．2
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．6
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．4．7
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．5．1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．5．2
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．5．3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．5．4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4．6
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
证书使用
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
合计
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
职业健康安全管理体系规范标准。
2．X表示严重不符合，Y表示轻微不符合。
3．不符合的个数可用脚注数字表示，如K1表示1项严重不合格，Y1表示1项轻微不合格。